I migliori strumenti per lavorare in smart working con il proprio team

Oggi si sente sempre di più parlare dello Smart Working in relazione allo scoppio dell’emergenza COVID-19. Il governo italiano, per limitare il diffondersi del virus, raccomanda al massimo l’utilizzo del lavoro agile per tutte le attività che possono essere svolte da remoto, ossia senza recarsi in ufficio.
Lo Smart Working, prima dello scoppio della pandemia, era una realtà in via di sviluppo che interessava quasi 1 lavoratore su 3 per circa 1 giorno a settimana.

Quando il governo italiano ha invitato le aziende a incentivare il lavoro in smart working, molte di queste si sono trovate impreparate, senza i mezzi e gli strumenti adatti per consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa.
I lavoratori devono essere facilitati nello svolgimento delle mansioni anche, e soprattutto, quando non 

Quali strumenti per smartworking possono essere utili?

I tool gratuiti per lo smart working

Quando si lavora in team da remoto sono necessari degli strumenti che consentano la collaborazione, la comunicazione e l’organizzazione del lavoro.
Esistono diversi tool gratuiti che possono essere utilizzati dalle aziende per migliorare il lavoro agile dei propri dipendenti.

Strumenti per le collaborazioni da remoto

Il lavoro in team è necessario per lo svolgimento di diverse professioni. Quando ci si trova in ufficio, capita frequentemente di dover chiedere ai propri collaboratori un parere su ciò a cui si sta lavorando.
In Smart Working è fondamentale poter condividere dei file con i propri collaboratori e con i propri clienti, per mostrare i progressi e i risultati del lavoro.
Ecco gli strumenti che ti permettono le collaborazioni da remoto:

• Google Drive. È un servizio gratuito fino a 15 GB di spazio, che permette la l’archiviazione e la condivisione di file attraverso un account di Google. I file vengono così salvati sul Cloud di Google, così che non vengano persi anche in caso di danneggiamento del proprio computer o dei propri file.
  Grazie ad un altro strumento di Google, Documenti, è possibile creare nuovi file in formato testuale che possono essere condivisi facilmente con i propri colleghi. 

• Dropbox. Si tratta di un servizio di cloud storage che permette di conservare file e condividerli facilmente. Ha una versione base gratuita con 2GB di spazio di archiviazione e dei piani professionali a pagamento.
  È possibile iscriversi gratuitamente creando un nuovo account o accedere con l’account di Google.

• OneDrive. È un servizio di cloud storage firmato Microsoft, che consente di archiviare online file e cartelle, che possono poi essere condivisi con altre persone.
  Prevede una versione gratuita con 5GB gratuiti e piani a pagamento. Uno dei suoi punti di forza è la compatibilità multipiattaforma: è compatibile con Windows, macOS, Android e iOS.

Programmi per smart working: gli strumenti per comunicare

Quando si lavora in team è fondamentale presentare i nuovi progetti, le modifiche effettuate e i risultati ottenuti del proprio lavoro ai collaboratori e ai clienti. Quando ci si trova in ufficio si possono organizzare delle riunioni o si può semplicemente parlare a voce con il proprio collega.
Il lavoro da remoto richiede l’utilizzo di strumenti che permettano di organizzare e di partecipare a meeting online.

• Skype. È un software di messaggistica istantanea e VoIP, che consente chiamate online gratuite, lo scambio di messaggi tramite chat e la condivisione dello schermo per mostrare presentazioni e documenti.
  La versione del servizio più diffusa, grazie a cui è possibile chiamare gli utenti che utilizzano l’app, è gratuita. Esistono dei piani a pagamento che permettono di effettuare chiamate nazionali e internazionali verso telefoni fissi o di cellulare.

• Microsoft Teams. È una piattaforma di comunicazione e collaborazione, che consente la teleconferenza, la condivisione di contenuti e lo scambio di messaggi via chat.
  Esiste una versione gratuita del servizio che limita il numero di partecipanti alla riunione a 100, con una durata massima di 60 minuti. Esistono dei piani a pagamento che offrono vantaggi maggiori per l’azienda.

• Zoom. Si tratta di una piattaforma di conference call, che permette di organizzare riunioni online.
  La versione gratuita limita le sessioni di gruppo a 40 minuti e 100 partecipanti. Per un’azienda questo limite potrebbe essere troppo restrittivo, quindi esistono dei piani a pagamento adatti.
  È possibile organizzare riunioni e webinar e registrarli, per poi guardarli in momenti successivi.

• Google Meeting. È un’applicazione di teleconferenza che sostituisce Google Hangouts. Il servizio gratuito è disponibile per un utilizzo massimo di 60 minuti e 100 partecipanti per gli utenti singoli che dispongono di un account Google.
  Le aziende possono optare per dei piani a pagamento che permettono funzionalità avanzate, tempi di utilizzo maggiori e maggior numero di partecipanti.

Strumenti per l’organizzazione del lavoro

L’organizzazione del lavoro è una fase fondamentale sia quando ci si trova a lavorare in ufficio, che da casa. Per la buona riuscita del lavoro è necessario tenere a mente gli appuntamenti con i clienti, le riunioni e le scadenze.

• Google Calendar. Si tratta di un sistema di calendari compreso nel “pacchetto Google” per i possessori di un account. È un servizio gratuito che offre la possibilità di creare più calendari e condividerli.
  All’interno di questo strumento è possibile inserire appuntamenti, riunioni, giorni di vacanza o scadenze importanti e quindi di condividerli con il proprio team.

• Trello. È un software gestionale che attraverso bacheche, liste e schede permette di organizzare progetti con il proprio team.
  I collaboratori possono assegnare task a sé stessi o ad altri membri con scadenze specifiche.
  È disponibile una versione gratuita, con un limite di 10 bacheche per gruppo, o versioni avanzate adatte a qualsiasi esigenza aziendale.

• Asana. È un Task Menagement multiutente per aiutare i team a organizzare e gestire in modo efficiente il proprio lavoro.
  Permette di organizzare i propri progetti in task, assegnabili a qualsiasi membri del team o a sé stessi e di condividere file e documenti.
  Esiste una versione gratuita basica o dei piani a pagamenti con funzioni aggiuntive utili all’organizzazione aziendale.